Propósito del Documento
El presente Manual de Organización y Funciones (MOF) es una herramienta clave para la excelencia operativa y la vivencia de la cultura SANNA en el área ambulatoria de Clínica SANNA Belén.
Este MOF detalla las responsabilidades, funciones y competencias esperadas que aseguran que cada colaborador comprenda y contribuya activamente a una atención que sea no solo eficiente, sino profundamente humana, cálida y generadora de confianza.
Es la base técnica para la evaluación del personal, el diseño de programas de capacitación, la supervisión conductual y el desarrollo de protocolos detallados que fomenten una experiencia memorable y centrada en el paciente.
1. Admisionista Ambulatorio
Primera línea de contacto administrativo con el paciente
Brinda una atención cálida, clara y confiable desde el ingreso, asegurando validación de citas, documentación, autorizaciones, cobros y cierre administrativo, garantizando una experiencia fluida y humana.
Funciones Clave
- Validar citas y atenciones programadas en el sistema
- Verificar documentación de ingreso completa
- Registrar datos administrativos en SPRING
- Explicar el circuito de atención de forma clara
- Aplicar protocolo de contención emocional
- Gestionar autorizaciones de seguros
- Realizar cobros y cierre de caja diario
- Aplicar el Sello SANNA en cada interacción
Empatía Nivel 5
Comunicación Nivel 5
Integridad Nivel 4
2. Anfitriona de Admisión
Primera impresión y bienvenida cálida
Brinda una bienvenida cálida y segura desde el ingreso, gestionando orientación inicial, acompañamiento emocional y actuando como primer filtro de contención en momentos críticos de la experiencia ambulatoria.
Funciones Clave
- Recibir con saludo cálido y actitud acogedora
- Entregar tickets iniciales de atención
- Orientar el circuito completo en términos simples
- Identificar pacientes en condición vulnerable
- Actuar como "Salvavidas Emocional" en sala de espera
- Gestionar la "Brecha de Expectativa" proactivamente
- Detectar y comunicar casos especiales
- Aplicar protocolo actitudinal SANNA completo
Empatía Excepcional
Comunicación Excepcional
Servicio Excepcional
3. Modular
Puente técnico-administrativo de la experiencia
Ejecuta con precisión, calidez y eficiencia las funciones de validación administrativa, orientación, coordinación médica, cobranza y documentación, gestionando activamente tiempos de espera.
Funciones Clave
- Validar identificación en SITEDS y SPRING
- Verificar órdenes, seguros y autorizaciones
- Cobrar consultas y emitir comprobantes
- Asesorar sobre disponibilidad de médicos
- Coordinar turnos y disponibilidad médica
- Gestionar la "Brecha de Expectativa"
- Aplicar protocolo ante impaciencia o molestia
- Proponer mejoras a procedimientos operativos
Empatía Destacado
Comunicación Excepcional
Integridad Excepcional
4. Digitador
Gestión rigurosa de informes médicos
Garantiza el registro, carga, control y distribución oportuna de informes médicos de Imágenes, asegurando integridad de información clínica, trazabilidad y cumplimiento de confidencialidad.
Funciones Clave
- Recibir y cargar informes médicos en SPRING
- Asociar informes a Órdenes de Atención
- Elaborar reportes diarios y mensuales
- Coordinar entrega física o digital de informes
- Garantizar confidencialidad absoluta
- Detectar y reportar errores oportunamente
- Mantener registros actualizados
- Participar en mejora continua
Integridad Excepcional
Colaboración Destacado
Comunicación Eficiente
5. Asesora de Maternidad
Especialista en Programa Mamá SANNA
Brinda atención integral, cálida y especializada a gestantes y familias, acompañando el proceso administrativo, emocional y comercial del Programa Mamá SANNA con máxima calidez y profesionalismo.
Funciones Clave
- Informar sobre servicios y beneficios del Programa
- Registrar en Club Nacer SANNA
- Acompañar emocionalmente desde el primer contacto
- Aplicar protocolo de contención en casos sensibles
- Coordinar citas, autorizaciones y trámites
- Validar cartas de garantía y autorizaciones
- Realizar cuadre y cierre diario de caja
- Gestionar incidencias con Ownership
Empatía Excepcional
Comunicación Excepcional
Servicio Excepcional
Integridad Excepcional
6. Asistente de Gestión Ambulatoria
Supervisor operativo en piso
Brinda soporte operativo diario supervisando en piso el cumplimiento de protocolos técnicos, actitudinales y de experiencia, asegurando correcta ejecución y fluidez de circuitos de atención.
Funciones Clave
- Supervisar ejecución de protocolos en piso
- Verificar cumplimiento de protocolos actitudinales
- Validar documentación física de atenciones
- Detectar desviaciones operativas
- Acompañar y dar soporte ante incidencias
- Gestionar resolución de contingencias
- Proponer mejoras basadas en observación
- Realizar reportes diarios de supervisión
Empatía Alto
Comunicación Excepcional
Integridad Excepcional
Colaboración Excepcional
7. Coordinadora de Gestión Ambulatoria
Líder operativa del área ambulatoria
Lidera y supervisa integralmente procesos administrativos, operativos y actitudinales, asegurando cumplimiento sostenido de protocolos, estándares de experiencia y mejora continua de circuitos.
Funciones Clave
- Supervisar flujo completo de atención ambulatoria
- Asegurar cumplimiento técnico-administrativo
- Monitorear protocolos actitudinales diariamente
- Brindar capacitación continua al personal
- Coordinar con áreas clínicas y administrativas
- Gestionar incidentes complejos y quejas escaladas
- Liderar análisis de indicadores de gestión
- Consolidar estándares del Sello SANNA
Empatía Excepcional
Comunicación Excepcional
Servicio Excepcional
Integridad Excepcional
Colaboración Excepcional
8. Analista de Gestión Preventiva
Especialista en programas preventivos y chequeos
Gestiona integralmente procesos administrativos, logísticos y de acompañamiento en programas preventivos y chequeos médicos, garantizando orientación clara y experiencia humana.
Funciones Clave
- Coordinar programación de campañas preventivas
- Registrar información en SITEDS y SPRING
- Explicar recorrido completo del chequeo
- Solicitar y archivar consentimientos informados
- Verificar servicios registrados correctamente
- Compilar y entregar expedientes clínicos
- Realizar seguimiento de resultados
- Brindar contención emocional en hallazgos
Empatía Destacado
Comunicación Excepcional
Servicio Excepcional
Colaboración Excepcional
9. Asistente de Gestión Imágenes
Soporte operativo y de experiencia en Imágenes
Brinda soporte operativo en el área de Imágenes, asegurando correcta gestión administrativa, documental y actitudinal del servicio con atención ágil, segura y humana.
Funciones Clave
- Coordinar ingreso y flujo de pacientes
- Verificar documentación requerida
- Orientar sobre proceso y tiempos de espera
- Brindar contención emocional ante ansiedad
- Gestionar priorización de casos sensibles
- Coordinar entrega de resultados
- Reportar incidencias con alternativas
- Velar por confidencialidad de información
Empatía Destacado
Comunicación Destacado
Integridad Excepcional
Colaboración Destacado